東京テレワーク推進センター
「テレワークの『ここが知りたい！』にお答えします」
～テレワークを導入したい・導入したけど更に活用したい企業のご担当者必見～
今回は、特別編として、テレワークについての疑問に何でもお答えする「東京テレワーク推進センター」を訪問した時の模様をお伝えします！これからテレワークを導入する企業だけでなく、コロナ禍を機にテレワークを導入して、これからICT活用による生産性向上を図りたいとお考えの企業にとっても必見の情報に沢山接することができました。
東京テレワーク推進センターは、JR総武線、東京メトロ東西線、都営大江戸線の飯田橋から徒歩５分以内という好アクセスな場所にあります。
６F受付前での手指の消毒と検温の後、来所された方の会社の規模や業種、社内での役職や来所の目的などについて記入します。記入内容に応じて、より的確なご提案が可能になるためお願いしている、とのことです。
コンシェルジュからご案内のポイント説明があった後、それぞれの企業のニーズに沿った、オーダーメイドの体験ツアーにご参加いただけます（事前のご予約を推奨しています。）。
今回は、事業責任者である湯田さんに、センターで提供いただける情報について、ひととおりご案内いただきました。実際に訪問して説明を聞かないと分からない情報を沢山伺えましたので、その内容をご紹介します。
〇情報漏洩対策を、これで万全に
テレワークを導入する際にまず気にかかることとして、「会社のPCを自宅持ち帰ることへの不安（紛失時の情報漏洩への対応）」があります。また、会社と同じ作業を自宅のPCで行いたいと思っても、会社のPCと自宅のPCとではスペックが違いすぎて困難、という場合もあります。
そんな場合でも、USBメモリを自宅PCに挿すことで会社のPCを遠隔で操作し、オフィスと同じシステム環境で作業ができるリモートデスクトップサービスや、データをオフィス内のサーバーではなくクラウド上に保存することで情報漏洩の問題を解決するようなファイル共有サービスのツールを使えば、紛失・情報漏洩のリスクをなくし、安全に作業できます。
テレワークを始めるには新たに端末の購入が必要、と考えがちですが、社員の方の自宅のPCを活用して安全にテレワークできる、という説明を企業の担当者の方にすると、こういう方法もあるのか、とテレワークの導入に前向きになっていただけることが多いです。
〇もっとテレワークを活用しよう
テレワーク＝「在宅勤務」をすることと考えがちですが、テレワークとは、より広い概念で、ICTツールを活用し「時間や場所にとらわれない」柔軟な働き方のことを指します。
例えば、テレワークの導入が困難だと言われている建設業など、現場での作業が多い業種においても、適したチャットツールを使うことによって、地下と高層階の現場との間で、物理的な距離を超えて、リアルタイムで情報共有を行うことが可能になります。
他にも、メーカーが顧客に提供している機器のメンテナンスを行うにあたって、技術スタッフを現地に派遣しなくても対応が可能になります。専用のゴーグルを装着した方が見ている映像を、本社の管理部門や技術スタッフと共有することで、現場にいなくても、修理が必要であるかの判断をしたり、緊急で修理を行う手順の指示を出したりすることができます。
既に多くの企業で導入されているオンライン会議ツールについても、録画機能を活用することで、より確実な情報共有が可能になります。会議に参加できなかった社員が、移動中などにスマートフォンを活用して1.5倍や倍速で録画内容を聴講しているような事例もあるようです。
このように、ICT機器やツールを活用することで、生産性向上につながるようなケースは、どの企業にもまだあると思います。
〇在宅勤務での社員の勤務状況の把握や健康管理にも効果あり
テレワーク中の勤務状況の把握が難しい、というお話を伺うことも多いです。
勤務状況把握のため頻繁に電話やメールをしていては、監督者・従業員の双方とも業務効率やモチベーションが落ちてしまいます。
例えば、テレワーク労務管理のサービスを活用することで、各従業員のスケジュールとPCの操作状況などから、仕事の進め方や業務配分についての課題が確認でき、業務や時間の使い方、超過勤務の縮減などについての改善提案も可能となります。
PC内臓の高精細カメラを利用し、顔の血流などのデータを取得することにより、社員の疲労度などの健康管理や休憩取得を促すツールとして活用できるものもあります。
ここで留意が必要なのは、こういったツールは、社員の「監視」という観点で活用するものではないという点です。あくまで、勤務状況の管理や、成果とフィードバックのためのツールとして有効に活用することで、監督者・従業員双方のパフォーマンス向上に寄与することが可能になります。
〇企業の方からいただく相談内容の変化
コロナ禍の前後で、実際にご相談いただく際の内容に違いが見られます。コロナ禍以前は、導入をご検討中の企業の人事・労務担当の方が、「何をすれば導入できるのか」と相談に訪れることが多い状況でしたが、コロナ禍以降、経営層や部門長の方も含め「〇〇という課題があるが、何か対応できるものはないか」という、より具体的な相談に変わってきました。
相談事項リストを携えての訪問もよく見られ、テレワークを導入してから、新しい課題や解決したい事項が出てきている表れだと思います。一方、緊急事態宣言中に急遽テレワークを実施した後、一旦取組をやめてしまったが、また取り組みたい、という相談も多くいただいています。テレワークの導入がコロナ禍で進み、ステージが変わってきたなと実感しています。
〇センター活用のメリット
当センターでは、機器やツールについて、単に製品のご紹介・ご説明ではなく、訪問者の企業内での具体的な課題を踏まえたうえでの、更に効果が上がる機器の組み合わせのご提案や、ツールの活用による業務の効率化、コスト縮減などの効果をご紹介し、体験しながら比較検討していただけます。
センターが東京都の運営による中立的な機関だからこそ、ご相談いただいた企業の皆様に、ベストなご提案ができると思います。
他にも、テレワークの導入・活用に当たって利用可能な都や国の各種助成金のご紹介や活用法をお伝えしています。また、当センターに併設する厚生労働省運営の「テレワーク相談コーナー」では、導入や勤怠管理に当たっての規程整備などについて、テレワークに詳しい社労士に具体的に質問もでき、ワンストップで幅広い相談に対応しています。
更に、具体的なテーマごとのセミナーも定期的に開催しており、オンラインでも参加いただけます。他にも、テレワーク導入企業と働き手とをつなぐ「マッチングイベント」も開催していますので、ご予約の上、ぜひお越しください。
テレワークのより一層の推進に向け、皆様の当センターへのご訪問をお待ちしています。
〇TOKYOテレワークアプリはこんなに便利
2019年にリリースした「TOKYOテレワークアプリ」は約１万５千人の方（2021年3月時点）にご活用いただいています。地図上でサテライトオフィスが検索できるだけでなく、サテライトオフィスサービスの無料体験のようなお得なキャンペーン情報の案内もあります。
簡単なテレワーク勤怠管理ツールも搭載されていますので、導入を考えていらっしゃる企業の方は、無料でトライアルが可能で、効果を実感することができます。
他にも、東京テレワーク推進センターが実施するセミナーの予約、テレワークに関する疑問に応じた適切なメニューへ案内するコンシェルジュ機能、テレワークに取り組む企業の取組事例の閲覧などが可能です。テレワーカーとテレワーク推進企業の双方で活用できる情報が集まった無料のアプリですので、ぜひダウンロードしてご活用ください。
〇体験を終えて
まず、想像していた以上に、各場面や課題に対応する機器・ツールが用意されていることに驚きました。更に、各機器・ツールの紹介だけでなく、導入・活用時に利用可能な助成金等の支援や、社労士によるサポートとも連携するなど、テレワークについての疑問や悩みを持つ方にあらゆる面から対応できる体制が整っているとも感じました。
予約制で密になることもないなど、感染症対策も万全です。テレワークを活用して、更なる生産性の向上につなげたいと考えている企業等の皆様に、是非体験・相談していただきたいと思います。
＜東京テレワーク推進センター＞
東京都文京区後楽二丁目３番28号 K.I.S飯田橋ビル６階
営業時間：平日午前９時～午後5時（国民の休日及び年末年始を除く。）
TEL：03-3868-0708
Mail：info@tokyo-telework.jp
URL：https://tokyo-telework.jp/